A KEEP SOLUTIONS é uma empresa dedicada ao desenvolvimento de soluções avançadas para a área da gestão de informação e preservação digital. A KEEP SOLUTIONS providencia um conjunto alargado de produtos e serviços de suporte à criação de arquivos, bibliotecas e museus. Os seus principais serviços consistem no desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão de informação, consultoria, investigação e formação. Os seus principais clientes localizam-se principalmente no setor público e educacional.
Como surgiu a KEEP SOLUTIONS?
Tudo começou em 2003 a partir de uma parceria estabelecida entre o Departamento de Informática da Universidade do Minho e o Arquivo Distrital do Porto. A parceria tinha como objetivo desenvolver um sistema de informação capaz de gerir acervos custodiados nesse arquivo. O projeto obteve luz verde por parte do SAMA e a plataforma DigitArq nasceu, um sistema que permitia aos arquivos divulgar os seus acervos junto do público em geral através da Internet.
Em 2004, o projeto DigitArq foi galardoado com o prémio Fernandes Costa, atribuiído pela Agência para a Sociedade do Conhecimento, por ter sido considerado o trabalho que melhor respondeu à inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação em Portugal. Devido ao seu caráter inovador, cedo suscitou o interesse de outras instituições ao ponto da Direção-Geral de Arquivos (DGLAB) equacionar a sua implementação a nível nacional em todos os Arquivos Distritais sob a sua tutela. A DGLAB encomendou um parecer sobre a plataforma à Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto que resultou favorável à sua adopção nacional desde que uma iniciativa privada de caráter empresarial assegurasse a manutenção e a evolução do produto. Estavam reunidas as condições para o nascimento da empresa.
O professor José Carlos Ramalho do Departamento de Informática juntamente com dois dos seus orientandos (Luís Miguel Ferros e Miguel Ferreira) que estiveram envolvidos no desenvolvimento do DigitArq juntaram forças e algum capital de arranque e fundaram a KEEP SOLUTIONS.
Que lacuna no mercado considera que a KEEP SOLUTIONS vinha preencher?
Naquela época, havia vários produtos concorrentes, uns nacionais, outros internacionais, mas todos eles apresentavam com algum tipo de desalinhamento com as boas-práticas e referenciais normativos que emergiam naquela altura. A nossa postura no mercado sempre assentou na inovação tecnológica e na capacidade de atender às necessidades do cliente com rapidez e profissionalismo. Na KEEP SOLUTIONS existe um foco muito grande na satisfação do cliente. Os nossos procedimentos pressupõem que o cliente faça parte da equipa de desenvolvimento e/ou implementação dos nossos produtos. Assim, todas as decisões tomadas durante a execução de um projeto contam com a sua participação e, sobretudo, com o seu aval. Quando se trabalha assim, o resultado final é sempre melhor. Também achamos que os nossos serviços de pós-venda são muito eficazes. Estes materializam-se nos serviços de manutenção e suporte que estão associados às nossas soluções. Dedicamos muito tempo a esta atividade e monitorizamos a satisfação dos clientes, bem como a celeridade das nossas intervenções técnicas. Neste domínio, temos indicadores muito positivos.
Fale-nos um pouco acerca do percurso e evolução da empresa até aos dias de hoje e da influência do estatuto spin-off UMinho nesse percurso.
Separemos esta pergunta em duas: as vantagens de termos nascido na UM e o crescimento até aos dias de hoje. Nos primeiros dois anos de existência, a empresa esteve sediada no Departamento de Informática (DI) da Universidade do Minho. Durante este período de incubação, a colaboração com o DI foi benéfica para ambas as partes. Para a KEEP, permitiu a consolidação do projeto sem sobressaltos e com uma margem de risco reduzida.
A nossa proximidade e identidade com a UM permitiu desde cedo diversificar a área de intervenção o que se veio a revelar importante quer para o crescimento quer, mais tarde, para a sobrevivência da empresa. O apoio do DI foi também fundamental para aliviar os encargos financeiros iniciais da empresa. Este apoio consistiu sobretudo na cedência de um espaço de trabalho, utilização de infraestruturas e apoio na divulgação/comunicação. Do lado da KEEP, para além de outras contribuições, realizaram-se estágios, mestrados e doutoramentos no seio empresarial. Este tipo de colaboração ainda se mantém nos dias de hoje, materializando-se quase sempre em contratações definitivas.
Após os dois primeiros anos, a empresa precisava de instalações próprias e de se autonomizar definitivamente. Nessa altura, surgiu a possibilidade de aquisição de instalações ao lado da universidade, nas antigas instalações da Eurotux, também uma spin-off da UM. Já com a mudança em curso, a empresa foi selecionada para o programa QI-PME, um programa de qualificação de empresários dinamizado pela TecMinho. Este programa permitiu que a administração da empresa fizesse formação nas áreas em défice como: gestão, estratégia empresarial, desenvolvimento de produto, gestão de recursos humanos, marketing, etc. Ao longo de dois anos a KEEP participou e aproveitou ao máximo o que este programa lhe ofereceu para dar um salto qualitativo gigante. A participação neste programa conduziu decisivamente para a obtenção de empresa certificada ISO 9001 – um selo de qualidade internacionalmente reconhecido. Por esta altura, surgiram as primeiras oportunidades de participação em projetos de investigação europeus. A empresa tem vindo a ser sistematicamente convidada para integrar candidaturas aos programas quadro, a maior parte delas com sucesso e obtendo financiamento.
A investigação e a produção de conhecimento científico estão, desde sempre, no DNA da KEEP SOLUTIONS. Praticamente todos os nossos colaboradores estão ou já estiveram envolvidos em projetos de investigação científica através do desenvolvimento de projetos individuais de mestrado ou doutoramento ou por participarem em projetos no decorrer das suas funções na empresa. A nossa participação em projetos de investigação permite-nos estar na linha da frente no diz respeito ao acesso ao conhecimento e, devido a isso, introduzir inovações nos nossos produtos mais rapidamente do que os nossos concorrentes. Participar nestes projetos dá-nos também uma dimensão internacional, algo que é vital para podermos desenvolver negócios noutras áreas geográficas. O networking que estes projetos favorece é decisivo no momento de fazer novos negócios.
Ao longo dos anos, de forma consolidada, fomos também diversificando e consolidando a nossa oferta em termos de produtos, soluções e serviços.
Recentemente desenvolveram um portal que reúne o acervo de dez concelhos do Alto-Minho, o RIBAM. Como surgiu este desafio?
O projeto surgiu de uma necessidade muito prática: facilitar o acesso a todas as coleções e fundos documentais das bibliotecas públicas municipais do Alto Minho. Tratou-se de um projeto inovador e pioneiro que resultou na criação de um portal para pesquisa de conteúdos em toda a Rede Intermunicipal de Bibliotecas Públicas Municipais do Alto Minho (RIBAM). O portal é suportado pelo software Retrievo desenvolvido pela KEEP SOLUTIONS, um sistema inovador que permite a agregação de conteúdos de diferentes fontes de informação e a pesquisa a partir de um único ponto de acesso. O serviço está disponível em https://bibliotecas.altominho.pt e representa, assim, uma outra dimensão do papel das bibliotecas, assente num trabalho em rede, colaborativo e intermunicipal de promoção do conhecimento local e da preservação e fruição da herança cultural.
Para além dos serviços e produtos mais associados ao arquivo digital, que outras soluções disponibilizam?
A KEEP SOLUTIONS disponibiliza uma gama de produtos de software que cobrem grande parte das necessidades de gestão de informação dos profissionais da área educacional, cultural e patrimonial.
É verdade que começamos pelo mercado dos arquivos, mas rapidamente expandimos a nossa ação para o mercado da comunicação científica tendo estado envolvidos na criação do portal RCAAP (Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal) e de grande parte dos serviços conexos a esta iniciativa, incluindo a implementação de dezenas de Repositórios Institucionais para as Universidades públicas nacionais. Essa experiência permitiu-nos desenvolver produtos que são aplicáveis noutros contextos, como é o caso do Retrievo, uma plataforma de pesquisa federada capaz de localizar informação fisicamente alojada e gerida em diferentes sistemas de informação. O portal que integra as várias bibliotecas do RIBAM assenta nesta tecnologia.
Disponibilizamos, também, soluções para gestão de bibliotecas, tendo uma fatia do mercado muito significativa das bibliotecas do ensino superior em Portugal. Por curiosidade, esta solução foi recentemente implementada na Universidade do Minho e em todas as restantes bibliotecas do concelho de Braga. Um projeto que muito nos orgulha dada a proximidade e qualidade das relações existentes. Possuímos também soluções para preservação digital. Foi sem dúvida, até à data o nosso maior investimento. Desde 2009 que participamos em projetos de investigação co-financiados pela Comissão Europeia na área da preservação digital juntamente com instituições de referência internacionais. Isso permitiu-nos desenvolver uma solução extremamente inovadora e que recentemente começou a ganhar tração, estando a ser implementada em vários setores de atividades como Arquivos, Universidades, Hospitais e instituições da Comissão Europeia.
Temos também soluções para gestão de coleções museológicas e mais recentemente lançamos um produto na área da gestão de escavações arqueológicas chamado Alcaide.
Quais os objetivos da KEEP SOLUTIONS a curto e médio-prazo?
A nossa missão é clara. Queremos assegurar que a informação produzida hoje permanece acessível às gerações futuras. Os nossos objetivos a médio prazo são continuar a ser uma referência a nível nacional na nossa área de atuação, assegurar o crescimento da empresa de forma alicerçada em boas-práticas de gestão e trabalhar para sermos uma referência internacional na área da preservação digital.
Neste momento a exportação representa 30% da faturação. Temos clientes muito interessantes, por exemplo, em alguns ramos da Comissão Europeia, mas pretendemos alargar a nossa área de influência ainda mais com um foco muito grande nos países europeus com os quais temos boas relações.
